צילום כנסים שמתוכנן סביב השימושים בתמונות, ולא סביב האירוע עצמו, מספק לארגון חומר לשנה שלמה: תמונות דוברים לאתר ולרשתות, ציטוטים עם פנים, תיעוד של הבוטים והספונסרים, קטעי וידאו קצרים וגם חומר גלם לפרסום הכנס הבא.
הפער בין "אלבום מהאירוע" לבין ספריית תוכן הוא כמעט תמיד פער תכנון: מי שקובע לפני הכנס לאיזה שימוש כל תמונה נועדה, מקבל בסוף את מה שהוא צריך, ומי שמסתפק ב"תצלמו הכול" מקבל מאות תמונות דומות שאף אחד לא יודע מה לעשות איתן.
במאמר הזה נפרט איך נראה צילום כנסים כזה, אילו תמונות מזמינים מראש, איך מכינים את הצלם והאולם ומה עושים עם החומר אחרי שהאורות כבים.
ב-אביב קורט צילום מקצועי אנחנו מלווים עסקים וארגונים בתכנון הצילום עוד לפני יום האירוע, ומתאימים אותו לערוצים שבהם הם באמת מפרסמים.
מארגנים כנס?
דברו איתנו לפני שסוגרים את התוכנייה.
איך צילום כנסים הופך לתוכן שמספיק לכל השנה?
ההבדל מתחיל בשאלה אחת: למי התמונה מיועדת.
תמונה של דוברת על הבמה יכולה לשמש בדף ההרשמה לכנס הבא, בפוסט סיכום, בהצגת החברה למשקיעים ובפרופיל הדוברת עצמה.
תמונה של קהל מלא באולם משמשת הוכחה חברתית בכל הצעת מחיר לספונסרים.
כשהשימושים ידועים מראש, הצלם יודע לא רק מה לצלם אלא גם איך: באיזו זווית, באיזה רקע ועם כמה מקום ריק בפריים לטקסט שיונח עליו אחר כך.
לדברי מנהלת תוכן ותיקה בחברת תוכנה לעסקים, "הכנס הוא ההפקה היחידה בשנה שבה כל הלקוחות, הדוברים והעובדים נמצאים באותו חדר.
אם יוצאים משם בלי חומר שאפשר לפרסם, בזבזנו את ההזדמנות הגדולה ביותר שלנו לתוכן אמיתי".
זה ההיגיון שמאחורי הגישה: הכנס הוא הזדמנות עשירה לצילום, והשאלה היא רק אם מנצלים אותה.
בצילום כנסים מועיל לחשוב על שש קטגוריות של חומר:
- דוברים בפעולה: תמונות על הבמה, עם מחווה ותנועה ולא רק מאחורי הדוכן.
- פורטרטים של דוברים ומרצים, מצולמים בפינה שקטה ובתאורה מבוקרת, שמתאימים לפרופיל מקצועי ולאתר.
- קהל ואווירה: תגובות, מחיאות כפיים, הרמת ידיים בשאלות מהקהל.
- נטוורקינג: שיחות בהפסקות, לחיצות ידיים, שולחנות עגולים.
- בוטים, ספונסרים ופרטים: עמדות, מיתוג, אוכל, שילוט.
- וידאו קצר: ציטוט של 20 עד 40 שניות מהבמה או מסיבוב באולם.
כל קטגוריה כזו עונה על צורך אחר באתר, בניוזלטר ובקמפיינים, ולכן כדאי שכל אחת תופיע ברשימת הצילומים עוד לפני שהצלם נכנס לאולם.
אילו תמונות כדאי להזמין מראש לפני הכנס?
הכלי המרכזי כאן הוא "שוט ליסט", כלומר רשימת צילומים כתובה שמפרטת מה חייב להיות בתיעוד, ובאיזה סדר עדיפויות.
בלי רשימה כזו הצלם מתמקד במה שנראה לו חשוב ברגע נתון, ולרוב מפספס את השיחה בצד או את הדובר שעלה לבמה בלי הכרזה.
הטבלה הבאה מראה איך אנחנו מחברים סוג תמונה לשימוש עתידי.
| סוג תמונה | מה מצלמים | איפה משתמשים בהמשך השנה |
|---|---|---|
| דוברים על הבמה | תמונה רחבה עם הבמה והמסך, ותמונה צמודה עם הבעה | דף הכנס הבא, פוסטים, מצגות מכירה |
| פורטרטים של דוברים | צילום בפינה קבועה עם רקע אחיד | אתר החברה, לינקדאין, חומרי יחסי ציבור |
| קהל ואולם מלא | תמונות רחבות מהצד ומהאחורה, בלי להדגיש משתתפים ספציפיים | הצעות לספונסרים, הזמנות לכנס הבא |
| בוטים וספונסרים | כל עמדה מכמה זוויות, כולל אנשי הצוות בפעולה | דוחות לספונסרים, מחזור שותפויות |
| רגעי נטוורקינג | שיחות טבעיות בהפסקות | ניוזלטר, רשתות חברתיות, אתר |
| וידאו קצר | ציטוטים של דוברים וסיבוב באולם | ריל או סרטון תדמית, קמפיין הרשמה |
בקטגוריית הפורטרטים כדאי להתייחס ברצינות לתמונת הדובר.
הרבה מהדוברים בכנס צריכים תמונה עדכנית לפרופיל, ופינת צילום קטנה עם תאורה מבוקרת נותנת תוצאה שונה לגמרי מצילום באולם חשוך.
כאן נכנס הניסיון בצילום פורטרטים וצילומי תדמית: תאורה רכה, רקע נקי והכוונה קצרה של האדם מול המצלמה.
אם הכנס כולל וידאו, מומלץ להחליט מראש אם מדובר בצלם אחד שעושה שניהם או בשני אנשי מקצוע. צילום וידאו וצילום סטילס דורשים מיקום שונה באולם, והתיאום ביניהם חוסך מצב שבו שני אנשים חוסמים זה את זה מול הבמה.
איך מכינים את הצלם והאולם יום לפני האירוע?
ההכנה הטובה ביותר היא מסמך אחד קצר שנמסר לצלם יומיים לפני הכנס.
הוא צריך לכלול את "תסריט היום" (לוח הזמנים המדויק של הכנס, כולל הפסקות וזמני עלייה לבמה), רשימת הדוברים עם שמות ותפקידים, ורשימת אנשים שחובה לצלם: מנכ"לים, אורחי כבוד, מארחים.
בלי שמות הצלם יתקשה להבחין מי הדובר ומי המשתתף, ויאבד זמן בבדיקות.
כמה דברים נוספים שכדאי לסגור מראש:
- תאורה באולם: אולמות כנסים חשוכים, והבמה מוארת חזק. שווה לבדוק עם מפיק התאורה אם אפשר להעלות מעט את אור האולם בדקות מסוימות, כדי שהקהל לא יהיה רק צללית.
- פלאש: לא כל אולם מאפשר פלאש במהלך הרצאה. תיאום מראש מונע מצב שבו הצלם נאלץ לוותר על כלי מרכזי.
- מיקום: מפת אולם עם נקודות תנועה מותרות. צלם שנאלץ להסתתר בשורה האחרונה יפיק תמונות של עורפים.
- איש קשר אחד באולם: אדם מהצוות שיכול לעצור את הצלם ולהצביע על "זה הדובר שחייבים לצלם עכשיו".
- הסכמות: שלט קטן בכניסה או סעיף בטופס ההרשמה שמודיע על צילום במקום.
אם הכנס כולל חלק תערוכתי, אפשר לשלב גם צילום תערוכות, שמתעד את העמדות, את הזרימה בחלל ואת האינטראקציה בין מבקרים לבין מציגים.
ולמי שרוצה להציג את האולם עצמו לספונסרים עתידיים, צילום 360 של המקום מאפשר סיור וירטואלי שמראה איך נראה הכנס מבפנים עוד לפני שהוא מתקיים שוב.
ובשורה התחתונה, צלם שמגיע לאולם שעה לפני הפתיחה, עובר על הנקודות עם המפיק ובודק תאורה, מצלם טוב יותר מצלם שמגיע בדקה האחרונה, גם אם כישוריו זהים.
מה עושים עם התמונות אחרי שהכנס נגמר?
המעבר מ"אלבום" ל"ספריית תוכן" קורה בשבוע שאחרי הכנס, ולא בחודש שאחריו.
כשהחומר טרי, הדוברים עדיין זוכרים את החוויה ומוכנים לשתף, והמשתתפים מחפשים את עצמם בתמונות.
מומלץ להחליט על סדר פרסום לפני הכנס ולהכין לוח זמנים קצר של פרסומים לשבועות הבאים.
דוגמה לרצף שעובד בארגונים רבים:
- יום או יומיים אחרי: פוסט סיכום עם בחירה של עשר תמונות חזקות והודעת תודה לדוברים ולספונסרים.
- שבוע אחרי: ציטוטים של דוברים בתוך תמונה שלהם, שמופצים ברשתות החברתיות ובניוזלטר.
- חודש אחרי: סרטון תדמית קצר שמרכז את הרגעים הטובים מהכנס.
- שלושה חודשים אחרי: שימוש בתמונות בדף ההרשמה לכנס הבא ובהצעות לספונסרים.
- לאורך השנה: תמונות דוברים באתר, במצגות מכירה ובחומרי יחסי ציבור.
כדי שהספרייה תהיה שמישה, מבקשים מהצלם שני סטים: סט מלא לארכיון הפנימי, וסט נבחר ומעובד לפרסום.
מומלץ לבקש גם שמות קבצים מסודרים לפי קטגוריה ותאריך, כך שמנהלת השיווק לא תצטרך לגלול בין אלפי תמונות כדי למצוא את דובר השורה השנייה.
כשהקבצים כבר ממוינים, חצי מהעבודה נעשתה.
ולבסוף, עניין הזכויות.
לפני החתימה על ההזמנה כדאי להסכים עם הצלם על היקף השימוש: אתר, רשתות, חומרי דפוס, פרסום ממומן, ולכמה זמן.
הבהירות הזו מונעת חיכוכים כשהתמונה הטובה ביותר מהכנס מוצאת את דרכה לשלט חוצות.
שאלות נפוצות על צילום כנסים
כמה שאלות שמגיעות אלינו שוב ושוב מצוותי הפקה ושיווק, מעבר למה שפורט למעלה.
מה ההבדל בין צלם אירועים רגיל לצלם שמתמחה בצילום כנסים?
צלם כנסים עובד בעיקר באולם חשוך עם במה מוארת, בלי יכולת לבקש מהנוכחים לעצור או לחזור על רגע.
הוא צריך לדעת לצלם בתנאי תאורה משתנים, לזהות דוברים מהר ולהישאר שקט בזמן הרצאה.
זו עבודה של תיעוד חי ולא של בימוי, ולכן הניסיון באולמות דומים משפיע ישירות על התוצאה.
כמה צלמים צריך לכנס?
הכלל שלנו פשוט: צלם אחד לכל מסלול מקביל.
כנס עם אולם מרכזי אחד ופינת נטוורקינג יסתפק לרוב בצלם אחד ובעזרה בהפסקות.
כנס עם שלושה אולמות במקביל צריך צלם בכל אולם, אחרת חלק מהדוברים לא יתועדו כלל.
את ההחלטה הסופית מקבלים אחרי עיון בלוח הזמנים.
צריך אישור מהמשתתפים כדי לפרסם תמונות מהכנס?
חוק הגנת הפרטיות מגביל שימוש בתמונת אדם למטרות רווח ללא הסכמתו, ולכן מקובל להוסיף סעיף הסכמה לטופס ההרשמה ושלט בכניסה לאולם.
תמונות רחבות של קהל שבהן אף אדם אינו מזוהה במרכז הפריים פחות בעייתיות, אבל עדיף להיעזר ביועץ משפטי כדי לנסח סעיף מתאים לארגון שלכם.
מה כדאי לכתוב בהסכם עם הצלם לגבי זכויות שימוש?
כדאי לציין במפורש היכן מותר לפרסם את התמונות (אתר, רשתות, דפוס, פרסום ממומן), לכמה זמן, והאם הצלם רשאי להציג אותן בתיק העבודות שלו.
מומלץ לפרט גם כמה תמונות נבחרות ומעובדות כלולות, ומה המחיר של תמונות נוספות מהסט המלא.
צילום כנסים עם אביב קורט צילום מקצועי: מאלבום לספריית תוכן
כנס טוב אמור להמשיך לעבוד אחרי שהמשתתפים חזרו הביתה.
כשהצילום מתוכנן לפי שימושים, התמונות הופכות לנכס שחוזר לשרת את האתר, את הרשתות, את ההצעות לספונסרים ואת ההרשמה לכנס הבא.
הרשימה הכתובה, ההכנה של הצלם, הפורטרטים של הדוברים והסדר בקבצים הם ארבעת המרכיבים שמבדילים בין תיעוד לבין תוכן.
באביב קורט צילום מקצועי אנחנו מביאים ניסיון של למעלה מ-20 שנה בענף הצילום, ושילוב של פורטרטים, צילומי תדמית, וידאו וצילום תערוכות שמכסה את כל מה שכנס מייצר.
מתכננים צילום כנסים לשנה הקרובה?
צרו איתנו קשר ונבנה יחד רשימת צילומים שמתאימה למטרות שלכם, לפני שהכנס מתחיל.
