צילום אירועים עסקיים מצליח כשההכנה מתחילה שבועות לפני האירוע, ולא ברגע שהצלם נכנס לאולם.
ארבעה דברים קובעים את התוצאה: מטרה ברורה לתמונות, רשימת רגעים ואנשים שחייבים להיות מתועדים, תיאום מראש עם האולם ועם המארגנים בנוגע לתאורה ולתנועה במרחב, וסיכום כתוב עם הצלם על היקף העבודה, פורמט הקבצים והשימוש בתמונות.
מי שמסדר את ארבעת הדברים האלה מקבל ארכיון שאפשר להשתמש בו בלינקדאין, באתר, בניוזלטר ובמצגות לאורך שנה שלמה, ולא אלבום שנשכח אחרי שבוע.
באביב קורט צילום מקצועי אנחנו מצלמים אירועי חברה לצד צילומי תדמית, צילום פורטרטים וצילום מוצרים שנחשפים באירוע, ובמדריך הזה נפרט איך נראית הכנה נכונה צעד אחר צעד.
מארגנים אירוע בקרוב?
צרו איתנו קשר ונבנה יחד תוכנית צילום לפני שהאירוע מתחיל.
איך מתכוננים לצילום אירועים עסקיים?
ההכנה מתחילה בשאלה אחת: למה אנחנו צריכים את התמונות?
תמונות שנועדו לפרסום ברשתות החברתיות דורשות קומפוזיציות אחרות מתמונות שנועדו לדוח שנתי, לאתר גיוס עובדים או למצגת למשקיעים.
כשהמטרה לא מוגדרת, הצלם מצלם "הכול" ובסוף אין בידיכם את התמונה שחיפשתם.
אחרי המטרה בונים "שוט ליסט", כלומר רשימה כתובה של הרגעים, האנשים והפרטים שחייבים להופיע בתמונות.
רשימה טובה לאירוע חברה כוללת בדרך כלל:
- ההנהלה והמנכ"ל, בתמונות קבוצתיות ובתמונות בודדות בזמן הדיבור
- מרצים ואורחי כבוד, כולל תמונת פורטרט קצרה לכל אחד מהם
- לקוחות, שותפים עסקיים ונציגי ספקים מרכזיים שהגיעו לאירוע
- רגעי שיא: הרמת כוסית, הענקת פרסים, חשיפת מוצר או שירות חדש
- קהל מגיב: מחיאות כפיים, שיחות בהפסקות, פגישות רשת
- פרטי המיתוג: שילוט, רולאפים, עמדות הרשמה, עיצוב השולחנות והקייטרינג
אם האירוע כולל חשיפה של מוצר חדש, כדאי לא להסתפק בתיעוד באולם.
מוצר שמוצג על במה תחת תאורת הקרנה כמעט אף פעם לא נראה בתמונה כמו שהוא נראה במציאות.
לכן מומלץ לצלם אותו קודם בסטודיו, בצילום מוצרים מקצועי על רקע לבן, ולהשתמש בתמונות האלה בהזמנה, בקטלוג ובעמוד המוצר באתר.
התמונות מהאירוע יוסיפו את ההקשר: אנשים סביב המוצר, ההתרגשות ותגובות הקהל.
לדברי צלם אירועים עסקיים ותיק, "אירוע שמצולם היטב הוא כמעט תמיד אירוע שהצלם קיבל עליו בריף ברור שבוע מראש, עם שמות של אנשים ולוח זמנים, ולא רק כתובת ושעת התחלה".
הבריף הזה, כלומר ההנחיה הכתובה לצלם, הוא ההבדל בין תיעוד אקראי לתיעוד שעובד בשבילכם.
מה כדאי לסכם עם הצלם לפני יום האירוע?
רוב האכזבות מצילום אירוע נובעות מציפיות שלא נאמרו בקול.
לכן כדאי להעלות על הכתב כמה נקודות לפני שסוגרים:
- שעות העבודה בפועל: מתי הצלם מגיע לבדוק את האולם ומתי הוא מסיים
- מספר הצלמים: אירוע עם כמה אולמות או פעילויות במקביל לא מתועד כראוי על ידי צלם אחד
- מה מקבלים: גלריה ערוכה מלאה, או גם מבחר קטן של תמונות מהירות לפרסום באותו ערב
- פורמט הקבצים: תמונות ערוכות בפורמט JPEG מתאימות לרוב השימושים, ו"קבצי RAW" (הקבצים הגולמיים שהמצלמה שומרת, לפני עריכה) נמסרים רק אם סוכם על כך מראש
- "רישיון שימוש": ההרשאה לפרסם את התמונות באתר, ברשתות, בדפוס ובמצגות, ולכמה זמן
- איש קשר באולם: אדם אחד מטעמכם שהצלם יכול לפנות אליו כשצריך להבין מי זה מי
שאלה אחת שכדאי לשאול כל צלם: מתי מועד המסירה, ולקבל תשובה בכתב.
מועד מסירה שלא נקבע מראש הוא הסיבה השכיחה לכך שהתמונות מגיעות כשהאירוע כבר לא רלוונטי.
כדי שהכול יתקדם בסדר נכון, אפשר לעבוד לפי לוח זמנים פשוט:
| שלב | מה מכינים | מי אחראי |
|---|---|---|
| חודש לפני האירוע | הגדרת מטרת הצילום, בחירת צלם, העברת תוכנית האירוע | מארגן האירוע |
| שבוע לפני | שוט ליסט, רשימת אנשים מרכזיים, סיכום מסירה ורישיון שימוש | מארגן האירוע והצלם |
| יום לפני | סיור באולם, בדיקת תאורה ונקודות צילום, תיאום עם איש הקשר באתר | הצלם |
| ביום האירוע | הגעה מוקדמת, צילום הקמה ופרטים לפני כניסת האורחים, תיעוד לפי הרשימה | הצלם |
| אחרי האירוע | בחירת תמונות, מסירה לפי ההסכם, תכנון הפרסום | הצלם ומארגן האירוע |
איך מארגנים את האולם והתאורה כדי שהתמונות ייראו טוב?
תאורה היא הגורם שמשפיע הכי הרבה על איכות התמונות באירוע, והיא כמעט תמיד נקבעת בלי לחשוב על צילום.
אולמות רבים משתמשים בתאורת תקרה חמה, ולצדה אור יום מהחלונות.
שני מקורות האור הם בעלי גוון שונה, והתוצאה היא פנים כתומות בצד אחד וכחולות בצד השני.
צלם מנוסה יודע לאזן את זה, אבל הוא עושה זאת טוב יותר כשהוא מגיע לאולם מוקדם ויכול לראות את האור לפני שהאורחים נכנסים.
כמה נקודות פרקטיות שכדאי לתאם עם מנהל האולם:
- האם אפשר להוריד את התאורה הדקורטיבית בזמן הנאומים, כדי שהמרצים לא יהיו בצל
- אילו חלקים באולם חשוכים מאוד: בחדר כזה הצלם יעלה את רגישות החיישן, הנקראת ISO, וירוויח אור על חשבון רעש בתמונה, או שישתמש בפלאש מוסט אל התקרה כדי לרכך את האור
- מיקום המסכים והקרנות: מצגת על רקע כהה מאזנת את החשיפה על הבמה בצורה אחרת מרקע לבן בוהק
- קיר מיתוג בכניסה: כדאי למקם אותו במרחק מה מהקיר שמאחוריו, כדי שלא יווצרו צללים קשים, ובמקום עם אור רך ולא מול חלון
- מעברים פנויים: ציוד, כיסאות ועגלות קייטרינג שחוסמים את הצלם גורמים לו לפספס רגעים
אם יש באירוע שולחן תצוגה עם מוצרים, במיוחד מוצרי זכוכית, מתכת או תכשיטים, כדאי לבדוק מראש איפה הם עומדים ואיך האור פוגע בהם.
השתקפויות וברק שמפריעים בתמונה מתוקנים הרבה יותר בקלות כשמזיזים מעט את המוצר מאשר בעריכה אחר כך.
כדי לקבל תוצאה מדויקת של המוצרים עצמם, אפשר להזמין צילום מוצרים לקטלוג או לאתרי אינטרנט בסטודיו, בנפרד מהאירוע.
איך משתמשים בתמונות מהאירוע אחרי שהוא נגמר?
הערך האמיתי של התמונות נמדד בשימוש שעושים בהן אחרי האירוע.
כדאי לתכנן את זה לפני, כי מה שמתכננים מראש מצולם אחרת.
בדרך כלל מפרידים בין שלושה סוגי תמונות:
- פורטרטים של דוברים ואנשי הנהלה, שמתאימים לעמוד "אודות", לפרופילי לינקדאין ולהצגת אנשי החברה בהזמנות הבאות
- תמונות רחבות של האולם והקהל, שמראות את היקף האירוע ומחזקות אמינות מול לקוחות ושותפים
- תמונות פרטים: מיתוג, מוצרים, אוכל ועיצוב, שמתאימות לפוסטים, לניוזלטר ולמצגות
במקום פוסט אחד ביום שאחרי, אפשר לפרוס את התמונות על פני כמה שבועות: סיכום האירוע, ציטוט מדובר עם תמונה שלו, פוסט על המוצר שנחשף, ועמוד חדשות באתר.
כך אירוע אחד מזין את התוכן של חודשים.
תמונות מצולמות היטב גם הופכות לחומר גלם להזמנות ולקמפיינים של האירוע הבא.
נקודה שכדאי לא לפספס היא פרטיות.
לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, שימוש בתמונתו של אדם לשם רווח מחייב את הסכמתו.
מומלץ לכלול הודעה על הצילום בהזמנה או בעמדת ההרשמה, ולהתייעץ עם היועץ המשפטי של החברה לגבי נוסח ההסכמה.
מי שלא מעוניין להיות בתמונות יכול לקבל תג או סימון, והצלם יידע להתחשב בכך.
אם רוצים תיעוד בתנועה, אפשר להוסיף לאירוע גם צילום וידאו לצד התמונות, למשל סרטון תקציר קצר לרשתות.
כדאי לתאם זאת מראש, כי שני סוגי התיעוד דורשים תכנון זמנים ומיקומים שונים.
שאלות נפוצות על צילום אירוע חברה
כמה שאלות שמארגני אירועים שואלים אותנו לפני שהם סוגרים צלם.
כמה צלמים צריך לאירוע עסקי?
זה תלוי במבנה האירוע ולא רק במספר האורחים.
אירוע בחדר אחד עם תוכנית רציפה מתועד היטב על ידי צלם אחד.
כשיש כמה אולמות, תערוכה במקביל להרצאות או קבלת פנים ליד הבמה, מומלץ צלם נוסף כדי שלא יפספסו רגעים חשובים.
מה ההבדל בין צילום אירוע לצילום תדמית של העובדים?
צילום אירוע מתעד רגעים אמיתיים בתנועה, ואילו צילומי תדמית נעשים בתאורה מבוקרת עם פוזה ותשומת לב לכל פרט.
אפשר לשלב: פינת פורטרטים קצרה בתוך האירוע, שבה כל אורח או איש צוות מקבל תמונה מקצועית אחת לפרופיל.
האם אפשר לצלם באירוע גם את המוצרים של החברה?
אפשר, ומומלץ לתאם זאת מראש.
תיעוד של מוצר בתוך האירוע נותן הקשר, אבל תמונות שאמורות להופיע באתר או בקטלוג עדיף לצלם בנפרד בסטודיו, שם התאורה והרקע נשלטים לגמרי.
מה עושים אם האירוע מתקיים בחוץ או באולם חשוך?
מספרים לצלם על כך מראש.
באירוע חוץ שעת השקיעה משנה את האור תוך דקות, ובאולם חשוך הצלם יצטרך ציוד תאורה נוסף.
ככל שהוא יודע על התנאים לפני כן, כך קל לו להתכונן.
צילום אירועים עסקיים עם אביב קורט צילום מקצועי
אירוע חברה מצולם היטב נשען על הכנה: מטרה מוגדרת, שוט ליסט, תיאום עם האולם, סיכום כתוב עם הצלם ותוכנית שימוש בתמונות.
אלה ההחלטות שהופכות יום אחד של אירוע לתוכן שעובד בשבילכם לאורך זמן.
באביב קורט צילום מקצועי אנחנו מלווים את הלקוחות בכל השלבים האלה, בעזרת אביב קורט, עם ניסיון של למעלה מ-20 שנה בענף הצילום, ונעה בר-און, עם יותר מ-10 שנים בתחום.
אם יש לכם אירוע חברה על הלוח, השקת מוצר או כנס ללקוחות, ניתן להתחיל בשיחה קצרה על המטרות והתוכנית.
צרו איתנו קשר ונבנה יחד תוכנית לצילום אירועים עסקיים שמתאימה לאירוע ולצרכים של העסק שלכם.
